Es ist mir daher ein Anliegen, einen Einblick in die Überlegungen und Vorgehensweisen zu geben – einerseits den Gemeinderatsmitgliedern, andererseits auch der Bevölkerung:
Bereits im Herbst 2020 wurden Vertreter alle Fraktionen von mir ins Gemeindeamt eingeladen, um sie darüber zu informieren, welche Probleme es in puncto Arbeitsplatzgröße, Ablageflächen, Logistik, Archivierung und Kundenservice gibt. Es wurde von allen Anwesenden - dies waren Herr Bgm. Ing. Leeb als Leiter des Gemeindeamtes, Frau Vzbgm. Grüneis für die ÖVP, Herr GfGR Hoffmann für die SPÖ und Herr GfGR Hofstetter für das TEAM – die Problematik erkannt und festgestellt, dass durch eine Neuaufteilung der vorhandenen Fläche diese Probleme – auch längerfristig – gelöst werden können und es nicht unbedingt einen kostspieligen Zubau oder Neubau erfordert. Dass es hier aber auch keine verbleibenden Freiflächen für etwaige Veranstaltungsräume oder sonstiges gibt, war auch allen Beteiligten klar.
Die Aufgabe war klar definiert:
- bestmögliche Umgestaltung der Innenräume
- Schaffung eines zusätzlichen Arbeitsplatzes
- nur geringfügige Veränderungen an der Außenhaut
- und dies alles natürlich möglichst kostengünstig
Aufgrund bekannter Diskussionen bei der Planungsvergabe verzögerte sich der Beginn der Planung um fast ein Jahr. Es ist mir wichtig anzumerken, dass die damaligen Beanstandungen einerseits von einem Vergaberechtsanwalt, andererseits von der Aufsichtsbehörde der NÖ Landesregierung als unbegründet abgewiesen wurden.
Im Zeitraum September 2021 bis Jänner 2022 wurden dann gemeinsam mit dem vom Gemeindevorstand beauftragten Architekturbüro Bautechnik GmbH verschiedene Varianten für die Umgestaltung in Betracht gezogen. Involviert waren hierbei Bgm. Ing. Leeb, Vzbgm. Grüneis und ich stellvertretend für die Gemeindebediensteten.
Mir als Amtsleiterin war es hierbei sehr wichtig, dass die Arbeitsplatzsituation für die Mitarbeiter im Gemeindeamt verbessert wird, dass die Arbeitsprozesse durch diese Neuaufteilung der Räume optimiert werden und dass es natürlich auch für die Bürger deutlich wahrnehmbare Verbesserungen im Bürgerservice gibt.
Ich weiß nicht, inwieweit uns hierbei ein Gemeinderatsmitglied oder eine Bürgerbeteiligung Unterstützung hätte sein können.
- Kennen die Gemeinderäte die Arbeitsabläufe im Gemeindeamt? Nein, ich kenne sie.
- Kennen die Gemeinderäte den Platzbedarf – auch in Bezug auf Ordnerablageflächen? Nein, ich kenne die aktuelle lfm-Ordnerfläche jedes einzelnen Mitarbeiters und auch die zukünftig erforderliche.
- Kennen die Gemeinderäte den Platzbedarf und Zutrittsbereich für die Postlagerung und Postabwicklung? Nein, ich kenne ihn.
- Kennen die Gemeinderäte die Abwicklungsprobleme im Bürgerservice? Vielleicht. Ich kenne sie jedenfalls auch.
Im Jänner 2022 war die Planung abgeschlossen.
An der Außenhülle ändert sich nicht viel:
- Die Fassade – die 2008 mit einer Wärmedämmung versehen und erneuert wurde – bleibt gleich.
- Die Fenster bleiben bis auf ein Fenster an der Südseite auch unverändert.
- Die Eingangstür wird durch eine automatische Schiebetüre ersetzt.
Die Veränderungen im Innenbereich sind groß und bringen viele Verbesserungen:
Für die Mitarbeiter sind dies:
- 6 vollwertige Arbeitsplätze anstatt der bisher 5
- Gut ausgestattete Arbeitsplätze mit den erforderlichen Ordnerflächen in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes.
- Gute Positionierung aller Arbeitsplätze
- Abgetrennte - aber trotzdem für den Bürger sichtbare - Büros für die Amtsleitung und die Personalleitung mit kleinen Besprechungseinheiten
- Platzsparendes und feuerbeständiges Dokumentenarchiv
- Abgetrennter Postlagerraum direkt an den Postschalter angrenzend, damit den Mitarbeitern zukünftig das Hantieren mit sperrigen und schweren Paketstücken erleichtert wird
- Getrenntes Damen- und Herren-WC
- Teeküche mit kleiner Sitzgelegenheit
- Klimatisierte Räume
- Alarmanlagengesichertes Büro
Natürlich ergeben sich auch für den Bürger viele Vorteile:
- Elektrische Schiebetür ins Gemeindegebäude (die Probleme „sperrige Pakete“, „Personen mit Gehhilfen“ und „Eltern mit Kinderwagen“ werden hiermit gelöst)
- Offenes und durch Tageslicht erhelltes Foyer
- Der Bürger kommt direkt in den Kundenbereich – mir klarer Trennung von Bürgerservice und Postservice
- Sitzgelegenheit im Wartebereich
- Sitzgelegenheit direkt beim zuständigen Mitarbeiter
- Geschützte Möglichkeit für die Besprechung von privaten Angelegenheiten in den abgetrennten Büros
- Durch die neue Positionierung der WC-Anlagen und der Teeküche ist es zukünftig möglich, dass Nutzer des Festsaales auch diese Räumlichkeiten mitnutzen können – auch außerhalb der Amtsstunden.
- Ladestation für E-Bikes und Radreparaturstation direkt vor dem Gemeindeamt
Wir haben uns hier bereits über die letzten Jahre umfassende Gedanken über die Optimierungsmöglichkeiten gemacht. Von „Husch-Pfusch“ kann keine Rede sein.
Jetzt zum Thema „Finanzierung“:
Im Nachtragsvoranschlag 2021 und im Voranschlag 2022 (beides beschlossen in der Gemeinderatssitzung am 1.12.2021) wurden die Kosten und die Finanzierung des Umbaus mit folgenden Zahlen bekanntgegeben:
Geschätzte Gesamtbaukosten 438.000,00 brutto
Landesförderung 160.000,00 brutto
Bundesförderung 132.300,00 brutto
Eigenmittel 145.700,00 brutto
Bei den veranschlagten Förderungen handelt es sich um keine Schätzungen, sondern um fixe Fördergelder. Es bedarf keiner Darlehensaufnahme und Fremdfinanzierungen.
Bei der Angebotseinholung selbst wurde auf die Qualität der Produkte großen Wert gelegt, aber auch auf die Regionalität und Zuverlässigkeit der Anbieter. Natürlich haben wir auch andere Gemeinden – gerade in puncto Referenzen für die Möblierung – befragt.
Aufgrund der abgewickelten Verhandlungsverfahren nach Bundesvergabegesetz ergeben sich insgesamt folgende bereits nachverhandelte Auftragssummen:
Planungskosten € 9.600,00
Baukosten € 272.175,65
Möblierung € 72.335,21
Redesign Homepage € 4.350,60
Dadurch ergibt sich unter Berücksichtigung einer Reserve von € 20.000,00 eine maximale Gesamtprojektsumme von € 378.461,46 brutto.
Abzüglich der Förderungen ergibt dies einen Eigenmittelanteil von € 86.161,46.
Die Zahlen der Budgetierung und alle genannten Kosten sind den Gemeinderatsmitgliedern bekannt. Die entsprechenden Voranschläge und Sitzungsprotokolle wurden ALLEN Parteien wie gesetzlich vorgesehen zugestellt.
Da in der Sitzung vergangene Woche die Frage von Herrn GR Werner Schall war, warum nicht alle Auftragsvergaben vom Gemeinderat beschlossen werden:
Die Zuständigkeit, welche Auftragsvergaben der Gemeindevorstand beschließt und welche der Gemeinderat, ist im § 35 und § 36 der NÖ Gemeindeordnung eindeutig geregelt. Es handelt sich hier um eine Betragsgrenze, die aus dem Ergebnisvoranschlag errechnet wird.
Es handelt sich hierbei also um keine Willkür sondern um ein gesetzmäßiges Vorgehen.
Zur Frage von Frau GRin Daniela Wanek bezüglich eines barrierefreien WCs für Mitarbeiter:
Hätten wir einen Zubau oder Neubau des Gemeindeamtes gemacht, hätten wir natürlich zusätzlich auch ein barrierefreies WC gemacht. Ich habe anfangs schon erwähnt, dass es auch nach dem Umbau im Gemeindeamt keine sonstigen Freiflächen gibt. Wir konnten bei der Planung somit lediglich berücksichtigen, dass eine WC-Einheit barrierefrei anpassbar ausgeführt werden kann. Dies wird allerdings erst im tatsächlichen Bedarfsfall umgesetzt. Bis dahin gibt es 1 Damen- und 1 Herren-WC.
Von Herrn GR Georg Leeb kam die Frage, wo die Kosten für die IT berücksichtigt worden sind:
Vor 2 Jahren wurde ein neuer Server angekauft, die IT-mäßige Ausstattung der Arbeitsplätze ist auch jetzt schon auf dem neuesten Stand. Jeder Bedienstete nimmt somit seine PC-Einheit mit an den neuen Arbeitsplatz. Es fallen außer den Technikerkosten für die Neuplatzierung des Servers und die Inbetriebnahme keine zusätzlichen Kosten an. Die gesamten Verkabelungsarbeiten sind im Angebotsumfang des Elektrikers enthalten.
Abschließend möchte ich noch folgende Punkte festhalten:
Seit der Erstbesprechung im Herbst 2020 wurde von KEINEM Gemeinderatsmitglied auch nur eine einzige offizielle Anfrage zum Planungsablauf, zur Angebotseinholung oder zum Gesamtprojekt gestellt – weder an den Bürgermeister noch an mich als Amtsleiterin. All diese Informationen, die ich soeben bekannt gemacht habe, hätte jedes Gemeinderatsmitglied von mir oder dem Bürgermeister erhalten, wenn er oder sie einfach gefragt hätte. Ich glaube schon, dass es den Gemeinderatsmitgliedern selbst obliegt sich die nötigen Informationen bei tatsächlichem Interesse zu beschaffen.
Ich bin nicht der Meinung, dass die Gemeinde Grabern ein vergleichbares Prestigeprojekt wie der in der letzten Sitzung genannte Gemeindeamtsneubau in Großweikersdorf, der einige Millionen Euro verschlungen hat, braucht. Es zählt nicht, wie prunkvoll ein Gemeindeamt aussieht, sondern es zählt vielmehr der Mehrwert für die BürgerInnen und die Bediensteten.
Und ich freue mich schon jetzt, nach Fertigstellung des Umbaus gemeinsam mit dem Bürgermeister und der Vizebürgermeisterin allen interessierten Gemeindebürgern und natürlich auch den Mitgliedern des Gemeinderates bei einem „Tag der offenen Tür“ unser neugestaltetes Gemeindeamt präsentieren zu dürfen.
Unterfertigt:
Christa Bieglmayer
4. April 2022
Anmerkung:
Diese Stellungnahme kann gerne der Bevölkerung zugänglich gemacht werden.
